Vorbemerkung

Dieser Leitfaden dient als Orientierung für die Durchführung von Case Management in der kantonalen Verwaltung. Die Direktionen und die Staatskanzlei legen die direktionsinterne Organisationsstruktur und die Prozesse für das Case Management fest. Sie sind befugt, Kompetenzen an Amtsstellen zu delegieren.

Zugunsten der Lesbarkeit werden nur die Direktionen erwähnt; auf den Zusatz «oder die von ihnen ermächtigten Amtsstellen» wird verzichtet. Die Direktionen und die Staatskanzlei können diesen Leitfaden selber bezüglich der direktionsinternen Zuständigkeiten anpassen.

Grundsatz

Der Kanton kann gesundheitlich beeinträchtigten Angestellten im Rahmen seiner Fürsorgepflicht ein Case Management anbieten. Ziel des Case Managements ist rasche Rückkehr an den bisherigen, allenfalls angepassten, oder an einen neuen Arbeitsplatz und die Verhinderung einer ganzen oder teilweisen Invalidität (§ 39a PG).

Im Rahmen der Treuepflicht sind die betroffenen Angestellten zur Teilnahme und Mitwirkung am Case Management verpflichtet. Die unbegründete Verweigerung der Teilnahme oder Mitwirkung kann bei der Festsetzung der (ordentlichen und ausserordentlichen) Lohnfortzahlung berücksichtigt werden (§ 39c PG).

Unfall- oder Absenzmeldung und Erstabklärung

Die Mitarbeitenden melden sich im Krankheitsfall oder nach einem Unfall so rasch als möglich bei ihren Vorgesetzten. Das einzureichende Arztzeugnis muss neben dem Grad der Arbeitsunfähigkeit auch die voraussichtliche Dauer der Absenz enthalten. Gegebenenfalls ist ein detailliertes Arztzeugnis einzuholen. Sobald sich abzeichnet, dass die Absenz voraussichtlich länger als zwei Monate dauern wird, ist die Errichtung eines Case Managements zu prüfen (§ 39b Abs. 1 lit. a PG und § 100a Abs. 2 lit. a VVO).

Dauert die Absenz voraussichtlich weniger als zwei Monate, halten die Vorgesetzten und/oder der Personaldienst regelmässigen Kontakt zu den Mitarbeitenden. Nach einem Monat Absenz klären sie den voraussichtlichen weiteren Verlauf zusammen mit den Mitarbeitenden ab. Falls die volle Arbeitsfähigkeit nicht innerhalb von zwei Monaten erreicht wird, ist die Errichtung eines Case Managements erneut zu prüfen (§ 100a Abs. 2 lit. a VVO).

Die Durchführung eines Case Managements setzt nicht in jedem Fall eine zweimonatige Absenz voraus. Bei gewissen Krankheiten kann die Leistung beeinträchtigt werden, ohne dass die Mitarbeitenden von der Arbeit fern bleiben. In solchen Fällen ist ein Mitarbeitergespräch und bei Bedarf eine Mitarbeiterbeurteilung durchzuführen. Bei anhaltender gesundheitsbedingter Leistungseinbusse ist ein Case Management zu prüfen (§ 39b Abs. 1 lit. b PG).

Die Absenz infolge Krankheit oder Unfall von mehr als zwei Monaten wird von der zuständigen Stelle der Direktion im PULS erfasst.

Triage

Die zuständigen Personalverantwortlichen der Direktionen prüfen zusammen mit den Vorgesetzten ein Case Management. In folgenden Fällen ist ein Case Management gar nicht oder nur unter gewissen Voraussetzungen angebracht:

Kein Zugang zu Case Management

• Mitarbeitende mit einer Hauptbeschäftigung bei einem oder mehreren anderen Arbeitgebern haben keinen Anspruch auf ein Case Management.
• Das Case Management kann nach Einstellung der Lohnfortzahlung nicht mehr angeboten oder weiter geführt werden.

Eingeschränkter Zugang zu Case Management

• Mitarbeitende, die kurz vor der Pensionierung (ordentliche Entlassung altershalber) stehen, haben in der Regel keinen Zugang zu einem Case Management. Ausnahmen sind in begründeten Fällen möglich.
• Mitarbeitende, deren (kumulierter) Beschäftigungsgrad beim Kanton kleiner als 25% ist, haben in der Regel keinen Anspruch auf ein Case Management. Bei drohender Notlage kann ihnen trotzdem eine Fallbegleitung gewährt werden.
• Wenn die gesundheitliche Beeinträchtigung oder die Diagnose eine Wiedereingliederung aus medizinischer Sicht nicht mehr zulässt, ist das eigentliche Ziel eines Case Managements, nämlich die Reintegration, nicht erreichbar. Hier ist im Einzelfall zu prüfen, ob ein Case Management dennoch angebracht ist.

Wenn keines dieser Ausschlusskriterien bzw. Einschränkungen zutrifft, haben Mitarbeitende im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers grundsätzlich Anspruch auf ein Case Management. Die Direktion oder die Staatskanzlei entscheidet über die Durchführung eines Case Managements. Ein Verzicht ist direktionsintern zu begründen und nach zwei weiteren Monaten erneut zu überprüfen.

Mitwirkungspflicht

Mitarbeitende sind im Rahmen ihrer Treuepflicht zur Teilnahme und Mitwirkung am Case Management verpflichtet (§ 39c Abs. 1 PG). Verweigern sie trotz Zumutbarkeit die Mitwirkung bei einem Case Management, können sie schriftlich und unter Androhung einer Lohnkürzung zur Teilnahme aufgefordert werden (vgl. § 39c Abs. 2 PG und §103 Abs. 1 lit. d VVO). In welchem Masse eine Lohnkürzung tatsächlich erfolgt, ist dabei immer das Ergebnis einer Einzelfallbeurteilung. Der gekürzte Lohn ist von der Direktion im Einvernehmen mit dem Rechtsdienstes des Personalamtes festzusetzen (§ 103 Abs. 2 VVO). Vorgängig ist das rechtliche Gehör zu gewähren (§ 31 Abs. 1 PG).

Auswahl des Case Managers bzw. der Case Managerin

Die Direktion / die Staatskanzlei wählt den Case Manager bzw. die Case Managerin selber aus. Sie können sich dabei von der Stelle Koordination Case Management beraten lassen. Ausgenommen sind Unfälle, bei denen die Unfallversicherung AXA ein Case Management einrichtet. Das Personalamt, genauer die Koordinationsstelle Case Management stellt hierfür die Liste der Case Management-Anbieter mit Zuschlag Submission Dienstleistungen Case Management RRB-2019-0658 zur Verfügung. Die Direktion / die Staatskanzlei knüpft möglichst rasch den Erstkontakt zum Case Management Anbieter und informiert diesen über die organisationsspezifischen Gegebenheiten und Anforderungen. Weiter schildert sie ihm die Situation der oder des zu begleitenden Mitarbeitenden und das Ziel der Fallbegleitung.

Erstgespräch

In einem Erstgespräch zwischen dem Case Manager oder der Case Managerin und der oder dem Mitarbeitenden stellt der Case Manager oder die Case Managerin sich und seine Vorgehensweise vor. Entscheidet sich die oder der Mitarbeitende in der Folge für ein Case Management, hat sie bzw. er zusätzlich zur Vollmacht an den Case Manager oder Case Managerin eine entsprechende Einwilligungserklärung zuhanden des Personaldossiers zu unterzeichnen. Verzichtet sie bzw. er auf ein Case Management, hat sie bzw. er dies in einer Verzichtserklärung schriftlich zu bestätigen. Zuständig hierfür ist die oder der Personalverantwortliche der Direktion oder der Staatskanzlei.

Das Erstgespräch ist in jedem Fall ohne Kostenfolge.
Der Rahmenvertrag Case Management regelt alle Details zu Kosten und den Dienstleistungen pro Case Management Anbieter.
Alle submissionsrelevanten Unterlagen wie der Rahmenvertrag, Einwilligungs-, Verzichtserklärung, die Minimalstandards zu Assessment, Massnahmenplan, Ziele und Offerte, sowie die Checkliste Einleitung und Durchführung Case Management sind via die Personalverantwortlichen oder die Koordinatorinnen Case Management der Direktionen bzw. der Staatskanzlei zu beziehen.

Case Management

Der Case Manager, die Case Managerin wirkt darauf hin, dass die oder der Mitarbeitende möglichst rasch an den bisherigen, allenfalls angepassten Arbeitsplatz zurückkehren oder eine neue Arbeitsstelle besetzen kann und dass das Arbeitsverhältnis nicht wegen Invalidität ganz oder teilweise aufgelöst werden muss. Dazu koordiniert er oder sie die Anstrengungen der verschiedenen Anspruchsgruppen in Richtung Reintegration nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch bezüglich medizinischer Betreuung, bei Versicherungen und im sozialen Umfeld. Methodisch hält er oder sie sich an den klassischen Case Management Prozess, resp. an die fachlichen Standards des Netzwerkes Case Managements Schweiz.
Der Case Manager oder die Case Managerin hält die Vorgesetzten und die Verantwortlichen vom Personaldienst über den Fallverlauf auf dem Laufenden und dokumentiert den Verlauf des Case Managements.
Alle erbrachten Case Management Dienstleistungen werden monatlich gemäss Rahmenvertrag in Rechnung gestellt. Die Rechnungen erfolgen digital gemäss Vorgaben des Kantons (RRB Beschluss zur Verrechnung 1282-2018) und der submissionsrelevanten Vorgaben. Die Direktion oder die Staatskanzlei prüft materiell die Rechnungen via DipsIn und visiert oder korrigiert diese. Das Personalamt und die Koordinationsstelle Case Management prüfen die Rechnungen erneut und geben sie zur Zahlung frei.

Die Besonderheiten der Lohnfortzahlung beim Kanton Zürich: die Case Management Anbieter resp. ihre Case Managerinnen und Case Manager werden regelmässig auf die Besonderheiten wie zum Beispiel Lohnfortzahlung oder Zusammenarbeit SVA, BVK, AXA und SUVA geschult. Sie können zudem jederzeit Informationen bei der Koordinationsstelle Case Management des Personalamtes beziehen. Die Unterlagen zum Fall (insbesondere CM-Vertrag, Assessement-Bericht, Zielvereinbarung, Massnahmenplan und Abschlussbericht) sind in einem separaten Ordner des elektronischen Dossiers und nicht im elektronischen Personaldossier abzulegen. Dokumente, welche für das Arbeitsverhältnis unmittelbar von Bedeutung sind, wie beispielsweise das Arztzeugnis oder die Verfügungen der IV oder der BVK gehören ins elektronische Personaldossier und sind dem elektronischen Case Managementdossier lediglich als Kopie beizulegen.

Zusammenarbeit mit BVK / SVA / IV / AXA Winterthur / SUVA

Die zuständigen Personalverantwortlichen der Direktionen stellen sicher, dass nach spätestens drei bis sechs Monaten ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit eine ordentliche vertrauensärztliche Untersuchung bei der BVK (Pensionskasse) eingeleitet wird und die IV-Anmeldung erfolgt ist. Die Koordinationsstelle Case Management des Personalamtes berät und unterstützt in Einzelfällen jederzeit.

Abschluss und Auswertung

Das Case Management endet mit

• der (vollständigen oder teilweisen) stabilen Reintegration am bisherigen oder einem neuen Arbeitsplatz
• der Stabilisierung einer kritischen Arbeitssituation mit Leistungsbeeinträchtigung
• der (Teil-)Invalidisierung bzw. Berentung
• der Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber oder die/den Mitarbeitende/n
• dem Abbruch des CM durch den Arbeitgeber oder die/den Mitarbeitende/n

Der Abschluss des Case Managements ist für alle Beteiligten klar zu deklarieren, vorzugsweise mit einem Abschlussgespräch, an dem alle Beteiligten einen Abgleich zwischen den vereinbarten Zielen und dem tatsächlich Erreichten vornehmen. Ebenfalls ist in der Schlussrechnung der vollständige Buchungstext gemäss Vorgaben Submission mit Schlussdatum Case Management und Resultat Case Management zu kennzeichnen.

Mit dem Abschluss ist auch das Betreuungsverhältnis zwischen der oder dem Mitarbeitenden und dem Case Manager oder der Case Managerin beendet.
Um Rückfälle zu verhindern, ist es von grosser Bedeutung, dass die Vorgesetzten die nach einer längeren Krankheit oder nach einem Unfall wieder an den Arbeitsplatz zurück gekehrten Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum begleiten, beobachten und unterstützen.

Nach Abschluss wird die Qualität des Case Managements bzw. die Zufriedenheit und Qualität der einzelnen Anspruchsgruppen mit dem Case Manager oder der Case Managerin überprüft mittels elektronischem Auswertungstool der Koordinationsstelle Case Management. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung bezüglich des Prozesses und der Zusammenarbeit mit den Case Management Anbietern und für das Reporting für den Regierungsrat.