Grundsatz

Die Mitarbeitenden haben Anspruch auf regelmässige Beurteilung von Leistung und Verhalten (§ 46 PG). Sie sind deshalb von den Vorgesetzten einmal pro Jahr zu beurteilen (§ 136 Abs. 1 VVO). Zusätzliche Mitarbeiterbeurteilungen ergeben sich aufgrund gesetzlicher Vorgaben, so etwa bei einem Verweis (vgl. § 30 Abs. 3 PG). Auch individuelle Lohnerhöhungen setzen eine Mitarbeiterbeurteilung mit den entsprechenden Qualifikationen voraus (§§ 17 ff. PVO).

Gegenstand der Mitarbeiterbeurteilung

Ziele der Mitarbeiterbeurteilung sind die Förderung des Personals sowie die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens (§ 136 Abs. 2 VVO). Beurteilt werden insbesondere die Arbeitsausführung, die Arbeitsergebnisse, die Selbstständigkeit und das Verhalten, aber auch das Erreichen vereinbarter Ziele sowie bei Vorgesetzten die Führungsfähigkeit (§ 136 Abs. 3 VVO).

Aus der Mitarbeiterbeurteilung muss sich für die beurteilte und allenfalls für weitere Personen ein klares und begründbares Bild der Art und Weise der Aufgabenerfüllung durch die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber ergeben. Der sachlich begründete Soll-Ist-Vergleich muss die Grundlage für ein konstruktives Förderungsgespräch sein.

Muster-Beurteilungssystem

Der Regierungsrat hat für die Mitarbeiterbeurteilung ein Muster-Beurteilungssystem erlassen (§ 137 Abs. 1 VVO; vgl. RRB Nr. 785/2023), welches grundsätzlich für alle Mitarbeitenden des Kantons gilt. Das Formular trägt bewusst den Titel «Mitarbeitendendialog», um die Wichtigkeit eines Gesprächs auf Augenhöhe zu betonen (formell ist es das Formular zur Umsetzung der Mitarbeiterbeurteilung, wie sie im PG sowie in der PVO und VVO verankert ist).

Vorbehalten bleiben Beurteilungssysteme, die gestützt auf besondere Rechtsgrundlagen für einzelne Berufsgruppen erlassen werden. Die Direktionen können im Rahmen der Vorgaben des Regierungsrates und im Einvernehmen mit dem Personalamt auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Beurteilungssysteme und -verfahren festlegen (§ 137 Abs. 2 VVO).

Elemente des Mitarbeitendendialogs

Das MAB-Formular «Mitarbeitendendialog» gemäss RRB Nr. 785/2023 vom 21. Juni 2023 beinhaltet folgende Elemente:

1.Rückblick auf die Leistung (Zielerreichung/Aufgabenerfüllung)

Bei diesem Rückblick geht es darum, auf die vereinbarten Ziele sowie die Aufgabenerfüllung im Tagesgeschäft in der vorausgegangenen Zeitperiode Bezug zu nehmen. Die Arbeitsergebnisse der zu beurteilenden Person werden durch die vorgesetzte Person nach quantitativen und qualitativen Aspekten eingeschätzt und in einem freien Textfeld dokumentiert.

2.Rückblick auf Zusammenarbeit/Verhalten

Neben der Zielerreichung und Aufgabenerfüllung ist die Qualität der Zusammen­arbeit zwischen der zu beurteilenden Person und Vorgesetzten, Teammitgliedern oder weiteren relevanten Personen im Arbeitsumfeld sowie das Verhalten der Mitarbeitenden von entscheidender Bedeutung.

Um eine konstruktive und nützliche Rückmeldung hierzu geben zu können, wählt die vorgesetzte Person für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter jeweils individuell Kompetenzen aus dem kantonalen Kompetenzmodell aus. Es kann dabei frei gewählt werden, ob jede der vier Kategorien des Kompetenzmodells berücksichtigt wird, oder nur einzelne, die für die individuelle Funktion und das Aufgabenfeld am wichtigsten sind.

Auch hier erfolgt die Rückmeldung über ein Freitextfeld.

3.Gesamteindruck

Der Gesamteindruck orientiert sich an den Kategorien gemäss §§ 16 bis 18 PVO. Mögliche Werte sind «vorzüglich», «sehr gut», «gut», «genügend» und «ungenügend». Die Gesamtbeurteilung ist eine Gesamteinschätzung der erzielten Leistung und der Zusammenarbeit bzw. des Verhaltens.

4.Zielvereinbarung

Als Ziele für die kommende Zeitperiode werden wichtige zu erreichende Arbeitsergebnisse vereinbart. Es ist wichtig, dass die Ziele konkret und klar sind, so dass sie erreicht und beurteilt werden können. Im Formular für den Mitarbeitendendialog werden daher jeweils die Messkriterien und der Termin für die Zielerreichung aufgeführt.

Die Ziele sollen gemeinsam mit den Mitarbeitenden erarbeitet und beschlossen werden. Die Mitarbeitenden sind erfolgreicher bei der Zielerreichung, wenn sie bei der Zielbestimmung mitwirken können. Aufgrund übergeordneter Vorgaben kann es aber vorkommen, dass die vorgesetzte Person ein Ziel vorgeben muss.

Es empfiehlt sich, nicht mehr als drei bis fünf Ziele zu vereinbaren. Die Ziele können für jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter individuell gewählt werden, oder es können Ziele für mehrere Teammitglieder gemeinsam oder für das ganze Team definiert werden.

5.Entwicklungsmassnahmen

Die stetige und zielorientierte Personalentwicklung ist ein zentrales Anliegen des Kantons Zürich und ein wichtiger Teil der Führungsarbeit. Aus diesem Grund kommt der Besprechung und Vereinbarung von Entwicklungszielen und -massnahmen eine grosse Bedeutung zu.

Es ist wichtig, dass Vorgesetzte motivierende Entwicklungsziele gemeinsam mit den Mitarbeitenden festlegen. Dabei sollten sowohl kurzfristige, auf die Funktion bezogene und längerfristige, auf die berufliche Laufbahn bezogene Entwicklungsziele und -massnahmen besprochen werden.

Dieser Gesprächsteil ist ebenfalls geleitet vom kantonalen Kompetenzmodell. Gemeinsam können Mitarbeitende und Vorgesetzte Kompetenzen auswählen und für diese passende Entwicklungsziele und Massnahmen vereinbaren.

Es wird empfohlen, sich bei den Massnahmen am sogenannten 70-20-10 Lernmodell zu orientieren. Das heisst, ca. 70% der Massnahmen sollten durch Lernerfahrungen on-the-job abgedeckt werden, ca. 20% durch Lernen von anderen und ca. 10% durch formelles Lernen, wie einen Kursbesuch oder eine Online-Weiterbildung. 

Zudem lohnt es sich, im Mitarbeitendendialog auch die länger­fristigen Entwicklungsperspektiven und Laufbahnüberlegungen gemeinsam zu besprechen. So können hier frühzeitig wichtige Schritte in die Wege geleitet werden, um Leistungsträgerinnen und -träger möglichst lange beim Kanton zu behalten und frei werdende Positionen intern nachzubesetzen.

Durchführung des Mitarbeitendendialogs

Die oder der direkte Vorgesetzte bespricht die Einschätzung mit der oder dem Angestellten im Rahmen eines Gesprächs (vgl. § 138 Abs. 1 VVO). Drittpersonen sind grundsätzlich weder auf Arbeitgeber- noch auf Arbeitnehmerseite anwesend. Wird der Arbeitgeber aber während des Mitarbeitendendialogs durch zwei Personen vertreten, beispielsweise wegen zu erwartender (Beweis-) Schwierigkeiten, so ist auch der bzw. dem Mitarbeitenden das Recht zu gewähren, sich begleiten zu lassen.

Das Formular «Mitarbeitendendialog» ist von beiden Seiten zu unterzeichnen (§ 138 Abs. 2 Satz 1 VVO). Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Angestellten lediglich, dass ihnen die Einschätzung eröffnet und das Gespräch geführt worden ist (§ 138 Abs. 2 Satz 2 VVO), unabhängig davon, ob sie mit der Beurteilung einverstanden sind oder nicht. Sie können eigene Bemerkungen auf dem Formular anbringen (§ 138 Abs. 2 Satz 3 VVO) oder ihre abweichende Meinung auch in einer separaten Stellungnahme festhalten. Verweigern sie die Unterschrift, ist dies auf dem Formular festzuhalten.

Die Mitarbeitenden haben das Recht, eine Beurteilung durch die oder den nächsthöheren Vorgesetzten zu verlangen und für dieses Gespräch eine Drittperson beizuziehen (§138 Abs. 3 VVO). Diese Drittperson kann irgendeine Person ihres Vertrauens sein, wie beispielsweise ein Arbeitskollege, eine Anwältin oder ein Gewerkschaftsfunktionär.

In der Regel werden auch die direkten Vorgesetzten an der Besprechung mit der oder dem nächsthöheren Vorgesetzten dabei sein. Es gibt weder einen Anspruch der Mitarbeitenden, das Gespräch mit der bzw. dem nächsthöheren Vorgesetzten alleine zu führen, noch einen Anspruch der direkten Vorgesetzten, bei der Besprechung dabei zu sein. Über die Teilnahme der bzw. des direkten Vorgesetzten am Gespräch entscheidet einzig die oder der nächsthöhere Vorgesetzte. Letztere oder letzterer entscheidet als Gesprächsleiterin bzw. Gesprächsleiter auch darüber, wie stark sich die Begleitperson der bzw. des Mitarbeitenden einbringen darf. Im Vordergrund steht stets die Gewährleistung eines sachlichen Austausches. Das Gespräch ist zumindest in zusammenfassender Form schriftlich festzuhalten.

Das Formular «Mitarbeitendendialog» bildet Bestandteil der Personalakten. Der beurteilten Person wird eine Kopie übergeben (§ 138 Abs. 4 VVO). 

Wenn sich eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter weigert, an einem Mitarbeitendendialog im Sinne einer Mitarbeiterbeurteilung teilzunehmen, stellt diese Weigerung eine Verletzung der Dienstpflicht dar. Die oder der Mitarbeitende kann abgemahnt werden. Weigert sich die oder Mitarbeitende weiterhin, stellt dies einen sachlich zureichenden Grund für eine Kündigung dar.

Durchführung gemäss Muster-Formular

Die «Wegleitung Formular Mitarbeitendendialog» erläutert das Vorgehen bei der Durchführung der Gespräche gemäss dem Muster-Formular.

Zur Vorbereitung für die Mitarbeitenden dient das Dokument «Vorbereitungsblatt Mitarbeitendendialog».

Anfechtbarkeit

Gemäss Lehre und Praxis stellen Mitarbeiterbeurteilungen keine der Anfechtung unterliegenden personalrechtlichen Anordnungen dar (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichts vom 3. November 2004, PB.2004.00077, E. 3). Sie dienen lediglich der Sachverhaltsfeststellung und als Begründung der Nicht­gewährung einer individuellen Lohnerhöhung und dergleichen und lassen sich nur im Zusammenhang mit solchen Anordnungen im Rechtsmittelverfahren überprüfen. So kann beispielsweise wegen einer Nichtgewähren einer individuellen Lohnerhöhung, welche sich auf die Qualifikation in einer Mitarbeiterbeurteilung stützt, eine anfechtbare Verfügung erwirkt werden (vgl. Entscheid des Zürcher Verwaltungsgerichtes vom 24. Januar 2007, PB.2006.00025, E. 1b).

Verweis

Im Falle eines Verweises wegen einer Arbeitspflichtverletzung muss zwingend eine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden (§ 30 Abs. 3 PG). Die Mitarbeiterbeurteilung soll ein Gesamtbild vermitteln. Anhand dieses Bildes ist zu beurteilen, ob die beanstandete Dienstpflichtverletzung ausreichend schwer ist, um einen Verweis zu rechtfertigen. Deshalb ist die Mitarbeiterbeurteilung in der Regel vor Aussprechen des Verweises durchzuführen. Selbstverständlich kann es aber auch Fälle geben, in welchen ein Einzelereignis bei ansonsten hervorragenden Mitarbeiterbeurteilungen einen Verweis rechtfertigen kann. Auf jeden Fall sind der Verweis und die Mitarbeiterbeurteilung sachlich und zeitlich sehr eng miteinander zu verbinden.

Erfassung Mitarbeiterbeurteilung im PULS (Weisung) 

Die Weisung des Personalamtes vom 2. September 2008 zur Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im PULS regelt die Erfassung der Mitarbeiterbeurteilung im Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem (PULS) und richtet sich an die Dateneigentümer/Zugriffsverantwortlichen, deren Vorgesetzte und die Personalverantwortlichen der Direktionen und der Staatskanzlei.