Grundsätze

In der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO, LS 177.111) sind in den §§ 84 ff. verschiedene Urlaubstatbestände geregelt. Bei familiären Ereignissen oder persönlichen Angelegenheiten kann Urlaub im Umfang der notwendigen Zeit gewährt werden. Die beanspruchte Arbeitszeit ist dabei möglichst gering zu halten (§ 84 Abs. 1 VVO). Ein Anspruch auf bezahlten Urlaub besteht nicht. Bei überwiegenden dienstlichen Interessen kann die Gewährung von Urlaub auch verweigert oder mit Auflagen verbunden werden (§ 84 Abs. 3 VVO). Die Gewährung bzw. Verweigerung von bezahltem Urlaub liegt im Ermessen des Vorgesetzten und ist eine wichtige Führungsaufgabe. Die Beurteilung erfolgt im Einzelfall. Die Mitarbeitenden sind angehalten, frühzeitig bzw. baldmöglichst den Vorgesetzten über den gewünschten Bezug von bezahltem Urlaub zu informieren.

Wird bezahlter Urlaub gewährt, ist zu berücksichtigen, dass bei bezahlter privater Abwesenheit höchstens die vereinbarte Regelarbeitszeit als Arbeitszeit gutgeschrieben wird (§ 123 VVO).

Urlaubstypen

Bei den Urlaubstatbeständen wird zwischen Urlaub nach Arbeitstagen und Urlaub nach notwendiger Zeit, teilweise unter Angabe einer Höchstdauer, unterschieden.

Urlaub nach Arbeitstagen

Beim Urlaub nach Arbeitstagen wird gewöhnlich nicht nach dem effektiven Zeitbedarf gefragt. Wird der Urlaub gewährt, kann in der Regel die in der VVO vorgesehene Dauer aufgeschrieben werden. Zur Bestimmung des Anspruchs ist aus Gründen der Rechtsgleichheit zusätzlich der jeweilige Beschäftigungsgrad massgebend (§ 84 Abs. 2 VVO).

Der (Maximal-)anspruch wird wie folgt berechnet:
Maximale Anzahl Arbeitstage x tägliche Sollarbeitszeit (entspricht wiederum 8.4 Stunden x Beschäftigungsgrad).

Grundsätzlich kann der bezahlte Urlaub in Arbeitstagen auch nachgewährt werden, sofern noch ein vernünftiger Zusammenhang zum Ereignis vorhanden ist. Ein vernünftiger Zusammenhang zum Ereignis liegt beispielsweise vor, wenn während der Ferien ein Elternteil stirbt und in dieser Zeit Formalitäten erledigt und die Beerdigung organisiert werden müssen. Der Urlaub kann nach den Ferien für andere organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Tod oder die Erholung bezogen werden. Sodann ist er gegeben, wenn die für die Hochzeit am Wochenende gewährten Tage für die Hochzeitsreise bezogen werden. Eine Entscheidung muss unter Berücksichtigung der Umstände im Einzelfall gefällt werden.

Beispiele:

Wird bei einem Wohnungs- oder Zimmerwechsel ein Arbeitstag gewährt, so hat die/der Mitarbeitende mit einem Beschäftigungsgrad von 50% Anspruch auf einen Arbeitstag à 4.2 Stunden, unabhängig von einer allfällig höheren Regelarbeitszeit am konkreten Arbeitstag, an dem der Urlaub bezogen wird. Heiratet die/der Mitarbeitende (eigene Hochzeit: drei Arbeitstage), so hat sie/er einen Anspruch von drei Arbeitstagen à 4.2 Stunden bzw. total 12.6 Stunden.

Urlaub nach notwendiger Zeit

Beim Urlaub nach notwendiger Zeit wird nach dem effektiven Zeitbedarf gefragt und es kann auch ein Nachweis des Zeitbedarfs verlangt werden. Für ausgewählte Urlaubstatbestände nach notwendiger Zeit wird zusätzlich eine Höchstdauer in Arbeitstagen definiert. In diesen Fällen ist für die Bestimmung des maximalen Anspruchs ebenfalls auf den Beschäftigungsgrad abzustellen (vgl. § 84 Abs. 2 VVO).

Der Anspruch berechnet sich wie folgt:
Maximale Anzahl Arbeitstage x tägliche Sollarbeitszeit (entspricht wiederum 8.4 Stunden x Beschäftigungsgrad).

Einer teilzeitarbeitenden Person mit einem Pensum von 60% steht beispielsweise bei Krankheit oder Unfall ihres/seines Kleinkindes ein Anspruch von maximal 5 x 5.04 Stunden = 25.2 Stunden zu. Bis zur Erreichung des Maximalanspruchs kann im Falle von Krankheit oder Unfall die notwendige Zeit für das Ereignis und damit pro betroffenen Arbeitstag maximal die Regelarbeitszeit gebucht werden.

Beispiele:

Für die Stellensuche können bei einem 50% Pensum maximal 5 Arbeitstage à 4.2 Stunden (= 21 Stunden) bezahlter Urlaub nach notwendiger Zeit gewährt werden.

Ein Mitarbeitender arbeitet mit einem Pensum von 60% (Regelarbeitszeit Montag, Donnerstag und Freitag je 8.4 Stunden). Im Krankheitsfall seines Kleinkindes beträgt der maximale Anspruch auf bezahlten Urlaub 5 x 5.02 Stunden = 25.2 Stunden. Sein Kleinkind ist von Donnerstag bis und mit darauffolgendem Donnerstag krank. Der Mitarbeitende kann am (ersten) Donnerstag, Freitag und Montag je 8.4 Stunden in der Zeiterfassung aufschreiben (insgesamt 25.2 Stunden). Damit ist der maximale Anspruch auf bezahlten Urlaub dieses Ereignis betreffend aufgebraucht. Dienstag und Mittwoch arbeitet der Mitarbeitende nicht und seine Regelarbeitszeit beträgt 0. Am darauffolgenden Donnerstag, an welchem sein Kind immer noch krank ist, verbleibt kein Restanspruch auf bezahlten Urlaub mehr. Er hat bei weiterer Abwesenheit Mehrzeit- oder Ferienguthaben abzubauen. Wäre das Kind des Mitarbeitenden nur am Freitag krank gewesen, hätte er am Freitag 8.4 Stunden erfassen können.

Würde der Mitarbeitende im oben genannten Beispiel mit einem Vollzeitpensum arbeiten, wäre sein Anspruch auf bezahlten Urlaub im Krankheitsfalle seines Kindes max. 5 x 8.4 Stunden = 42 Stunden. Er kann Donnerstag, Freitag, Montag, Dienstag und Mittwoch die Regelarbeitszeit von 8.4 Stunden erfassen. Danach ist sein maximaler Anspruch auf be-zahlten Urlaub betreffend dieses Ereignis aufgebraucht.

Einzelne ausgewählte Urlaubstatbestände

Wie bereits ausgeführt, gilt grundsätzlich für alle Urlaubstatbestände, dass die beanspruchte Arbeitszeit möglichst gering zu halten ist und der Urlaub bei überwiegenden dienstlichen Interessen auch verweigert werden kann oder Auflagen gemacht werden können (vgl. § 84 VVO).

Eigene Hochzeit (§ 85 Abs. 3 lit. a VVO)

Es werden für eine Eheschliessung nur einmal drei Tage gewährt, also nicht zunächst für die zivile Trauung und dann später noch einmal für die kirchliche Trauung.

Krankheit oder Unfall in der Familie, wenn andere Hilfe fehlt (§ 85 Abs. 3 lit. c linea 1 VVO)

Grundsätzlich wird die notwendige Zeit gewährt, höchstens jedoch 2 Arbeitstage pro Ereignis. Welche Personen zur Familie gehören, wird in § 85 Abs. 1 und Abs. 2 VVO umschrieben. Die Schwiegereltern oder Schwägerinnen bzw. Schwager fallen entsprechend nicht unter den Begriff der Familie. Zudem fehlt andere Hilfe grundsätzlich nur in unvorhergesehenen Fällen. Handelt es sich um ein planbares Ereignis wie beispielsweise eine Operation, wird kein bezahlter Urlaub gewährt.

Krankheit oder Unfall in der Familie, bei Familien mit eigenen Kleinkindern oder Kindern im schulpflichtigen Alter (§ 85 Abs. 3 lit. c linea 2 VVO)

Bei Krankheit oder Unfall von eigenen Kleinkindern oder Kindern im schulpflichtigen Alter wird bezahlter Urlaub für die notwendige Zeit – bis höchstens 5 Arbeitstage pro Ereignis – gewährt. Beim auslösenden Ereignis muss es sich um ein unvorhergesehenes handeln, welches die Anwesenheit bzw. die Betreuung durch die Mutter oder den Vater notwendig macht. Die Kinderbetreuung muss so organisiert werden, dass die Abwesenheit möglichst kurz dauert («notwendige Zeit»). Dabei ist nicht nur die Betreuung durch den Partner in Betracht zu ziehen, sondern auch weitere Personen wie die Grosseltern, Freunde, Tagesbetreuungen usw.

Der bezahlte Urlaub wegen Krankheit oder Unfall des eigenen Kindes ist von jenem der kranken/verunfallen Betreuungsperson des Kindes zu unterscheiden. Muss die Betreuung des gesunden Kindes durch die/den Mitarbeitenden übernommen werden, wird kein bezahlter Urlaub gewährt. Der/Dem Mitarbeitenden ist nach Möglichkeit der Bezug von Ferien oder die Kompensation von Mehr-/Überzeit zu ermöglichen.

Stellensuche in gekündigter Stellung (§ 86 Abs. 1 lit. b VVO)

Befindet sich die/der Mitarbeitende in gekündigter Stellung, wird ihm die notwendige Zeit bis höchstens 5 Arbeitstage als bezahlter Urlaub gewährt. Wird mehr Zeit beansprucht, so ist diese in jedem Fall zu kompensieren. Ob der Arbeitgeber oder die/der Mitarbeitende gekündigt hat, ist nicht relevant. Analog zur Rechtslage im Privatrecht wird die notwendige Zeit auch bei befristeten Anstellungsverhältnissen gewährt, die ohne Kündigung auf einen bestimmten Zeitpunkt enden.

An- und Abmeldung bei Behörden (§ 86 Abs. 1 lit. d VVO)

Als An- und Abmeldung bei Behörden gelten Meldungen im Zusammenhang mit einem Umzug, wenn sich Mitarbeitende an einem anderen Ort niederlassen, dort Aufenthalt begründen, dort Räume beziehen, um eine berufliche Tätigkeit auszuüben oder innerhalb der Gemeinde oder des Gebäudes umziehen (vgl. § 3 des Gesetzes über das Meldewe-sen und die Einwohnerregister). Hierfür wird der/dem Mitarbeitenden die notwendige Zeit gewährt. Es darf allerding nur die effektiv benötigte Zeit bei der Behörde (also vom Zeitpunkt des Eintretens bis zum Verlassen ohne die benötigte Wegzeit) als Arbeitszeit auf-geschrieben werden. Damit wird dem Grundsatz der Gleichbehandlung Rechnung getragen.

Nicht unter diesen Tatbestand fallen insbesondere Behördengänge, um Ausweisschriften (Pass, Identitätskarte, Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung) zu beantragen oder zu verlängern.

Vorladungen vor Gericht oder vor einer anderen Behörde (§ 86 Abs. 2 VVO)

Vorladungen sind Aufgebote, für welche ein persönliches Erscheinen aufgrund gesetzlicher Vorschriften zwingend ist oder für welche ein persönliches Erscheinen aus anderen Gründen als objektiv notwendig und unumgänglich zu betrachten ist. Sofern eine Vorladung vor Gericht bzw. vor eine Behörde in diesem Sinne gegeben ist, wird die notwendige Zeit gewährt. Ob die Vorladung verschuldet oder unverschuldet erfolgt, hat grundsätzlich keinen Einfluss auf die Gewährung von Urlaub.

Nicht unter den Tatbestand der Vorladung fallen namentlich die Motorfahrzeugkontrolle, der Termin zur Fahrprüfung, die Aufgabe als Trauzeuge bei einer zivilen Trauung oder der Termin bei einer Notarin bzw. einem Notar. Hier wird kein Urlaub gewährt, aber selbst-verständlich ist den Mitarbeitenden im Rahmen der dienstlichen Bedürfnisse die Möglichkeit zur Teilnahme (Ferien oder Kompensation Mehrzeit) zu geben.

Erledigung unaufschiebbarer Angelegenheiten der Eltern zur Begleitung ihrer Kinder (§ 86 Abs. 3 VVO)

Als unaufschiebbare Angelegenheiten gelten beispielsweise Elterngespräche an der Schule, Arzt- bzw. Zahnarzttermine, insbesondere bei einem Spezialisten, oder auch Vorladungen der Kinder vor Gericht, Polizei oder ähnlichem.

Ausserschulische Jugendarbeit, Jugend- und Sport-kurse, Schützenmeister- und Jungschützenkurse sowie Samariterkurse (§ 89 Abs. 2 VVO)

Begrifflich zu unterscheiden sind im kantonalen Personalrecht die ausserschulische Jugendarbeit von den anderen Kursen für Jugend- und Sport, für Schützenmeister- und Jungschützen sowie für Samariter. Für den Begriff der ausserschulischen Jugendarbeit verweist das kantonale Personalrecht auf das Obligationenrecht. Der Urlaub kann Arbeitnehmenden «bis zum vollendeten 30. Altersjahr für unentgeltliche leitende, betreuende oder beratende Tätigkeit im Rahmen ausserschulischer Jugendarbeit in einer kulturellen oder sozialen Organisation sowie für die dazu notwendige Aus- und Weiterbildung» (Art. 329e Abs. 1 OR) gewährt werden.

Im Gegensatz dazu gilt bei Jugend- und Sportkursen, Schützenmeister- und Jungschützenkursen als auch bei Samariterkursen die Altersgrenze von 30 Jahren nicht. Folglich kann der/dem Mitarbeitenden unabhängig vom Alter bezahlter Urlaub gewährt werden. Zudem können nebst leitenden, betreuenden und beratenden Personen auch Teilnehmende bezahlten Urlaub erhalten.

Liegt ausserschulische Jugendarbeit oder ein anderer Kurs im Sinne von § 89 Abs. 2 VVO vor, können den Mitarbeitenden gesamthaft höchstens 10 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr gewährt werden.

Weitere Ereignisse (§ 91 Abs. 2 VVO)

Im Einzelfall kann für weitere Ereignisse, wie zur Erholung im Anschluss an eine schwere Krankheit oder einen Unfall, sowie in Zweifelsfällen bezahlten Urlaub gewähren. Gestützt auf diese Bestimmung wurde während der Corona-Pandemie beispielsweise bezahlter Urlaub gewährt, wenn Mitarbeitende in ein Gebiet reisten, dass während des Ferienaufenthalts auf die Liste der Risikogebiete aufgenommen wurde und sie nach der Rückkehr für 10 Tage in Quarantäne mussten.