Weisung der Finanzdirektion vom 1. Januar 2024

1.Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Weisung regelt die Anrechnung von Dienstjahren sowie die Festlegung und Verschiebung des fiktiven Eintrittsdatums. Sie gilt für die Direktionen und die Staatskanzlei. Die obersten kantonalen Gerichte und die selbständigen Anstalten sind eingeladen, diese Weisung ebenfalls anzuwenden.

2.Gesetzliche Grundlagen, Begriffe und Vorbemerkungen

Für die Berechnung der Dienstjahre werden alle dem Personalgesetz unterstehenden Arbeitsverhältnisse, ungeachtet des Beschäftigungsgrades, berücksichtigt (§ 13 Abs. 3 Satz 1 Personalgesetz [PG, LS 177.10]). Massgebend ist somit, ob ein Arbeitsverhältnis beim Kanton Zürich und seinen unselbständigen Anstalten vorliegt.

Zur Berechnung des Beginns des Dienstalters dient das sog. fiktive Eintrittsdatum. Es entspricht – unter Vorbehalt der nachfolgenden Bestimmungen über dessen An-passung – dem Zeitpunkt des Beginns der ersten, für die Berechnung der Dienstjahre zu berücksichtigenden Tätigkeit (§ 14 Abs. 1 Satz 2 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz [VVO, LS 177.11]). Für alle Angestellten wird ungeachtet der Zahl der Anstellungen ein fiktives Eintrittsdatum festgesetzt (§ 13 Abs. 3 PG i.V.m. § 14 Abs. 1 Satz 1 VVO).

Die Anzahl Dienstjahre ist massgebend für:

• die Kündigungsfristen (§ 17 PG);
• die Dauer der Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall (§ 43 lit. c PG; §§ 99 ff. VVO);
• die Maximaldauer der Sperrfrist bei teilweiser oder vollständiger Arbeitsunfähigkeit bei Krankheit und Unfall (§ 20 PG i.V.m. Art. 336c Abs. 1 lit. b Obligationenrecht [OR, SR 220]);
• den Anspruch auf und die Höhe von Abfindungen (§ 26 Abs. 5 PG , § 7 Personalverordnung [PVO, LS 177.111], § 16 g VVO);
• den Anspruch auf und die Höhe von Dienstaltersgeschenken (§ 28 PVO).

3.Festlegung und Anpassung des fiktiven Eintrittsdatums

Gemäss § 14 Abs. 3 Satz 1 VVO wird das fiktive Eintrittsdatum durch die Anstellungsbehörde (§ 4 Abs. 1 PG, § 12 Abs. 3 PG, § 12 VVO) festgelegt und angepasst.

3.1.Festlegung des fiktiven Eintrittsdatums

Vor der Anstellung (wegen der Kostenwirksamkeit sinnvollerweise bereits im Vorstellungsgespräch) sind durch die Amtsstelle oder den Betrieb andere beziehungsweise frühere für die Berechnung der Dienstjahre zu berücksichtigende Tätigkeiten zu erfragen. 
Liegen weder andere noch frühere zu berücksichtigende Tätigkeiten vor, so ist das fiktive mit dem effektiven Eintrittsdatum gleichzusetzen.
Handelt es sich um einen Wiedereintritt in den Staatsdienst (§ 14 Abs. 2 VVO), muss das bereits bestehende fiktive Eintrittsdatum im System angepasst werden. Ein Wiedereintritt liegt vor, wenn

• im Zeitpunkt des Beginns der neuen Anstellung keine anderen, laufenden anzurechnenden Anstellungen bestehen; und
• zwischen dem Ende der letzten anzurechnenden Anstellung und dem Beginn der neuen Anstellung ein Unterbruch von mindestens einem Tag besteht.

Liegen bei Beginn der neuen Anstellung andere laufende Anstellungen vor oder schliesst die neue Anstellung zeitlich nahtlos an eine frühere an, so darf das fiktive Eintrittsdatum nicht angepasst werden. In diesen Fällen läuft die für die Berechnung der Dienstjahre massgebliche Dienstzeit nahtlos weiter. Für den Fall, dass bei Beginn der neuen Anstellung andere, für die Berechnung der Dienstjahre zu berücksichtigende Tätigkeiten bestehen, sind das effektive Eintrittsdatum und der Beschäftigungsgrad den zuständigen Anstellungsbehörden der anderen Tätigkeiten mitzuteilen.

3.2.Anpassung eines fiktiven Eintrittsdatums

Das fiktive Eintrittsdatum ist in der Anstellungsverfügung festzuhalten. Eine nachträgliche Anpassung wegen Unrichtigkeit ist möglich. Der Beweis für die Unrichtigkeit ist gemäss der allgemeinen Beweislastregel (Art. 8 Zivilgesetzbuch [ZGB, SR 210]) von derjenigen Partei zu erbringen, welche die Unrichtigkeit behauptet.

4.Anrechnung von Dienstjahren

Für die Anrechnung von Dienstjahren ist zu unterscheiden zwischen Tätigkeiten vor und nach dem 1. Juli 1999 (Datum des Inkrafttretens des Personalgesetzes und seiner Ausführungserlasse):

4.1.Tätigkeiten nach dem 1. Juli 1999

Tätigkeiten nach dem 1. Juli 1999 sind zu berücksichtigen, wenn sie direkt dem Geltungsbereich des Personalgesetzes unterstehen, d.h. auf Arbeitsverhältnissen beim Kanton und seinen unselbständigen Anstalten beruhen (§ 13 Abs. 3 PG; vgl. dazu die nachfolgende Liste). Auch Lehrverhältnisse (§ 5 Abs. 1 lit. c PVO, § 163 VVO) sowie Praktika und Auditorate (§ 162 VVO) sind zu berücksichtigen.

Zum Geltungsbereich des Personalgesetzes gehören insbesondere:

Das Staatspersonal

• Personal der staatlichen Zentral- und Bezirksverwaltung (Direktionen und Staatskanzlei, Statthalterämter, Bezirksratskanzleien, Kinder- und Jugendhilfezentren)
• Personal der obersten kantonalen Gerichte, des Handelsgerichts, der dem Verwaltungsgericht angegliederten Gerichte, der Bezirksgerichte und der Notariate
• Personal der unselbständigen kantonalen Unternehmungen und Betriebe (z.B. ZVV)
• Lehrkräfte an kantonalen Mittelschulen und Seminarien
• Lehrkräfte an kantonalen Berufsschulen (nicht aber z.B. Lehrkräfte am KV Zürich, da eigene Trägerschaft)
• vom Kanton angestellte Volksschullehrkräfte

Verwaltungs- und Gerichtsbehörden im Nebenamt mit Teil-Jahreslöhnen (§§ 29 – 32 PVO)

• Richterinnen und Richter im Nebenamt
• Mitglieder Bezirksrat
• Mitglieder Bildungsrat
• Mitglieder Verkehrsrat

Sonderfall: Pfarrerinnen und Pfarrer und Kirchenrat

Einen Sonderfall stellen aus historischen Gründen die Pfarrerinnen und Pfarrer und der Kirchenrat der Reformierten Landeskirche dar. Die Besoldung der Pfarrerinnen und Pfarrer wurde direkt vom Staat ausbezahlt (mit Anteil Gemeindeleistung), und der Kirchenratspräsident und der Kirchenratsscheiber waren als Funktionen im Anhang zur VVO ausdrücklich aufgeführt. Mit dem neuen Kirchenrecht, das am 1. Januar 2010 in Kraft getreten ist, fiel dieser Sonderstatus weg. Somit sind nur die Dienstjahre bis zum 31. Dezember 2009 anzurechnen.

4.2.Tätigkeiten vor dem 1. Juli 1999

Tätigkeiten vor dem 1. Juli 1999 sind zu berücksichtigen, sofern es sich um Arbeitsverhältnisse bei der zürcherischen Zentral- und Bezirksverwaltung, einschliesslich Universität und Fachhochschulen, den Gerichten und Notariaten handelt (§ 167 VVO). Ebenso sind die Dienstzeit als zürcherische Volksschullehrperson, als Lehrperson an den kantonalen Berufsschulen, als Mittelschullehrperson, sowie der Dienst bei den Bezirksjugendsekretariaten¹ anzurechnen. Hier handelte und handelt es sich um Arbeitsverhältnisse beim Kanton. Für die Beurteilung der Frage, ob vor dem 1. Juli 1999 ein anrechenbares Arbeitsverhältnis bestanden hat, ist die damals gültige Beamtenverordnung bzw. Angestelltenverordnung massgebend. Praktika und Auditorate vor dem 1. Juli 1999 werden für die Berechnung der Dienstjahre nicht berücksichtigt, Lehrverhältnisse hingegen schon, sofern es sich um Arbeitsverhältnisse beim Kanton handelte.

5.Keine Anrechnung von Dienstjahren

Folgende Anstellungen sind für die Berechnung der Dienstjahre nicht zu berücksichtigen:

Nicht anrechenbare Anstellungsverhältnisse

• bei zürcherischen Gemeinden (kommunal)
• bei vom Kanton Zürich subventionierten Institutionen (z.B. Spitalverbände [Zweckverbände nach Gemeindegesetz])
• bei Behörden im Nebenamt im Sinne von §§ 33 – 41 PVO, für die lediglich Tag- oder Sitzungsgelder respektive diesen ähnliche Vergütungen ausgerichtet werden
• über eine Personalverleih-Firma (sog. Temporärarbeit)
• bei den selbständigen öffentlich-rechtlichen kantonalen Anstalten oder Körperschaften (z.B. Elektrizitätswerke des Kantons Zürich, Gebäudeversicherung, Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Universität, Fachhochschulen, Universitätsspital Zürich und Kantonsspital Winterthur, Landeskirche, Kantonalbank, Zentralbibliothek)
• bei privaten Unternehmungen mit massgeblicher Beteiligung des Kantons (z.B. Kantag Liegenschaften AG, Abraxas AG, Flughafen Zürich AG)

Sonderfall: Anstellungsverlängerung an Stelle einer Abfindung

Einen weiteren Sonderfall stellt die Anstellungsverlängerung an Stelle einer Abfindung gemäss § 26 Abs. 6 PG dar. Die Verlängerung eines Arbeitsverhältnisses, die auf Wunsch der oder des Mitarbeitenden anstelle der Einmalzahlung einer Abfindung verfügt wird, wird für die Berechnung der Dienstjahre nicht berücksichtigt.

6.Sonderfall der Verselbstständigung oder Privatisierung

Fand eine Verselbständigung oder Privatisierung statt, ist die Dienstzeit bis zum Zeitpunkt der Ausgliederung aus dem Kanton anrechenbar. 

Für Universität und Fachhochschulen gilt die Sonderregelung von § 167 VVO und somit als Stichdatum der 1. Juli 1999, sodass die Dienstjahre bis 30. Juni 1999 anrechenbar sind, obwohl die Umwandlung in öffentlich-rechtliche Körperschaften bereits vorher stattgefunden hat.

Im Übrigen ist der tatsächliche Zeitpunkt der Ausgliederung massgebend: 

7.Sonderfall der Kantonalisierung

Bei einer Kantonalisierung von Aufgaben, verbunden mit der Übernahme von Mitarbeitenden vom bisherigen Aufgabenträger werden in konstanter Praxis die Dienstjahre beim bisherigen Arbeitgeber auf das kantonale Dienstalter angerechnet. Diese Regelung gilt nur für die Mitarbeitenden, die im Zeitpunkt des Übergangs in einem Anstellungsverhältnis mit dem bisherigen Aufgabenträger stehen und nahtlos vom Kanton übernommen werden. Bei der Berechnung des fiktiven Eintrittsdatums muss natürlich berücksichtigt werden, dass einzelne Mitarbeitende bereits aus früherer Tätigkeit kantonale Dienstjahre haben könnten.

8.Berücksichtigung von unbezahlten Urlauben

Gemäss § 14 Abs. 2 VVO wird das fiktive Eintrittsdatum bei einmaligen oder mehrfachen unbezahlten Urlauben, deren Dauer insgesamt sechs Monate übersteigen, angepasst. Grundsätzlich ist mit ganzen Monaten zu rechnen. Dauern die unbezahlten Urlaube nicht einen ganzen Monat, so ist in Arbeitstagen zu rechnen, wobei bei einem Vollzeitpensum 22 Arbeitstage einem Monat² entsprechen. Da vor Inkrafttreten des neuen Personalrechts am 1. Juli 1999 die Anpassung wegen unbezahlten Urlaubs wesentlich anders geregelt war, sind für die Gesamtdauer nur die unbezahlten Urlaube seit diesem Datum zu berücksichtigen. Für die Berücksichtigung unbezahlter Urlaube, die vor dem 1. Juli 1999 bezogen wurden, ist die damals gültige Beamtenverordnung bzw. Angestelltenverordnung massgebend.

• Besteht nur ein Arbeitsverhältnis, so sind zwei verschiedene Vorfragen massgebend. Zu klären ist zum einen, ob seit Beginn der ersten, für die Berechnung der Dienstjahre zu berücksichtigenden Tätigkeit schon unbezahlte Urlaube bezogen worden sind, und zum anderen, ob der zu beziehende Urlaub mehr oder weniger als sechs Monate dauert. Machen bezogene Urlaube (frühestens seit dem 1. Juli 1999) und der zu beziehende Urlaub zusammen nicht mehr als sechs Monate aus, so ist das fiktive Eintrittsdatum nicht anzupassen. Dauern die Urlaube insgesamt mehr als sechs Monate, so ist das fiktive Eintrittsdatum um die übersteigende Zeit anzupassen.
• Bestehen gleichzeitig mehrere Arbeitsverhältnisse, so ist eine Anpassung des fiktiven Eintrittsdatums nur zu prüfen, wenn bei allen parallel laufenden Arbeitsverhältnissen gleichzeitig unbezahlter Urlaub bezogen wird. In diesem Fall ist wie oben dargelegt vorzugehen. Für die Anpassung des fiktiven Eintrittsdatums ist die Anstellungsbehörde zuständig, bei der die erste (älteste) noch laufende Anstellung erfolgt ist (§ 14 Abs. 3 Satz 2 VVO). Solange auch nur bei einem einzigen laufenden Arbeitsverhältnis unbezahlter Urlaub bezogen wird, ist keine Anpassung vorzunehmen.

Während des unbezahlten Urlaubs gilt ein Beschäftigungsgrad von 0 % (massgebend für die Berechnung der Höhe des Dienstaltersgeschenks).

9.Dokumentation, Mitteilung und Beweislage

Ein unzutreffendes fiktives Eintrittsdatum kann sich während den gesamten Tätigkeiten einer angestellten Person für den Kanton Zürich auswirken. Das fiktive Eintrittsdatum ist deshalb bei jeder Neuanstellung durch die Anstellungsbehörde materiell zu überprüfen. Da in jeder Anstellungsverfügung das fiktive Eintrittsdatum aufzuführen ist, sind – insbesondere bei Vorliegen anderer oder früherer Tätigkeiten – Unstimmigkeiten mit den anderen Anstellungsbehörden respektive zuständigen Zahlstellen zu bereinigen, bevor die Anstellung formell verfügt wird.

Muss das fiktive Eintrittsdatum wegen eines unbezahlten Urlaubs angepasst werden, so hat die zuständige Anstellungsbehörde dies mit unbegründeter formeller Verfügung der betroffenen Person wie auch der Zahlstelle – bei mehrfachen gleichzeitigen Arbeitsverhältnissen auch den anderen Anstellungsbehörden – mitzuteilen.

Erfolgt keine Anpassung, so hat die Zahlstelle, in deren Zuständigkeitsbereich der unbezahlte Urlaub bezogen worden ist, den anderen Zahlstellen die genaue Dauer des Urlaubs mitzuteilen.Für die Dokumentation der für die Berechnung der Dienstjahre zu berücksichtigenden Tätigkeiten ist die oder der Angestellte verantwortlich. Können die Mitarbeitenden keine glaubhaften Hinweise auf frühere Tätigkeiten (wie z.B. Anstellungsverfügungen, Wahlbeschlüsse, Zeugnisse oder ähnliches) beibringen, sind die behaupteten Tätigkeiten nicht zu berücksichtigen (Art. 8 ZGB).

10.Inkrafttreten

Diese Weisung tritt per 1. Januar 2024 in Kraft. Sie ersetzt die Weisung der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2022.

Finanzdirektion

Ernst Stocker

Regierungsrat

^{1 Heute Kinder- und Jugendhilfezentren (kjz).}

^{2 Berechnung für Teilzeitmitarbeitende anhand der Regelarbeitszeit: 22 Arbeitstage: 5 Arbeitstage x An-zahl Tage der wöchentlichen Regelarbeitszeit. Das Resultat wird mathematisch auf- bzw. abgerundet.}