Arbeitszeugnisse verfassen 

Grundsatz

Gesetzlicher Anspruch

Arbeitnehmende haben einen gesetzlichen Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Sie können jederzeit ein Arbeitszeugnis verlangen, während des Arbeitsverhältnisses, bei dessen Auflösung und nach dessen Beendigung. Auf diesen Anspruch kann nicht im Voraus verzichtet werden. Die Arbeitnehmenden haben die Wahl zwischen einem qualifizierten Arbeitszeugnis (Vollzeugnis) und einer Arbeitsbestätigung. Beim Zeugnis während der Anstellung handelt es sich um ein Zwischenzeugnis.

Verjährung des Zeugnisanspruchs

Der Anspruch auf Ausstellung oder Korrektur eines Zeugnisses verjährt nach zehn Jahren.

Das Arbeitszeugnis im Zusammenhang mit dem Strafrecht

Das Arbeitszeugnis ist eine Urkunde im Sinne des materiellen Strafrechts. Sowohl das Ausstellen eines unrichtigen und das Fälschen eines bestehenden Arbeitszeugnisses, als auch der Versuch, jemanden mittels der Drohung, es werde ein schlechtes oder gar kein Zeugnis ausgestellt, zu einer bestimmten Handlung zu zwingen, ist rechtlich unzulässig.

Abgabe, Datierung, Unterzeichnung

Das Schlusszeugnis ist spätestens auf den Zeitpunkt der rechtlichen Beendigung des Anstellungsverhältnisses auszustellen. Es hat die Dauer des Arbeitsverhältnisses vom Anfang bis zum Ende, ohne Berücksichtigung allfälliger Freistellungen oder von Ferienbezug vor Beendigung anzugeben. Es wird in der Regel am letzten Arbeitstag übergeben, es sei denn, dieser Tag liegt deutlich vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses, dann sollte es per Post zugestellt werden (vgl. sogleich betreffend Datierung).

Das Schlusszeugnis wird in der Regel mit dem Zeitpunkt der rechtlichen Beendigung des Anstellungsverhältnisses datiert. Das bedeutet in der Praxis häufig eine Vordatierung. Dies ist unproblematisch, wenn es sich um wenige Tage handelt, bei längerer Zeitdauer ist das Schlusszeugnis entweder per Post zuzustellen oder aber es ist sogar ein Zwischenzeugnis auszustellen (Freistellungsdauer von mehreren Monaten).

Arbeitszeugnisse müssen von Personen mit Vorgesetztenfunktion unterzeichnet werden. Wir empfehlen, dass der/die Direktvorgesetzte, allenfalls die nächsthöhere vorgesetzte Person zusammen mit dem Personaldienst das Zeugnis unterzeichnen.

Gewährung des rechtlichen Gehörs

Vor der Fertigstellung des Zeugnisses ist den Mitarbeitenden das rechtliche Gehör zu gewähren. D.h. es ist ihnen eine angemessene Frist einzuräumen, um den Zeugnisentwurf in Ruhe durchlesen und allenfalls Ergänzungs- oder Änderungswünsche anbringen zu können. Als angemessen gilt eine Frist von 7-14 Tagen. Die Vorbringen der Mitarbeitenden sind zu prüfen und möglichst in einem persönlichen Gespräch zu besprechen. Im Anschluss daran wird – auch wenn die Wünsche der Mitarbeitenden nicht bzw. nicht vollumfänglich berücksichtigt werden können – das definitive Zeugnis ausgestellt.

Arbeitszeugnis in Verfügungsform

Ein Arbeitszeugnis als solches gilt nicht als Verfügung. In der gerichtlichen Praxis wird erst der Entscheid der Anstellungsbehörde über die vom Mitarbeitenden beantragte Änderung des Arbeitszeugnisses als Verfügung aufgefasst.

Wir empfehlen, in strittigen Fällen bereits das Arbeitszeugnis als Verfügung auszugestalten. Dem Arbeitszeugnis kann in diesem Fall ein Schreiben beigelegt werden, auf welchem vermerkt wird, dass es sich beim beiliegenden Arbeitszeugnis um eine Verfügung handelt, gegen welche innerhalb von 30 Tagen Rekurs bei der übergeordneten Instanz erhoben werden kann.

Zeugnisarten

Qualifiziertes Arbeitszeugnis (Vollzeugnis)

Das Arbeits- oder Vollzeugnis gibt Auskunft über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, über die Leistung und das Verhalten der Mitarbeitenden sowie über die Beendigungsgründe.

Der Kündigungsgrund muss im Zeugnis nicht erwähnt sein, ausser wenn ohne Erwähnung des Grundes ein unwahres Zeugnis entstehen würde. Die Mitarbeitenden können jedoch verlangen, dass der Grund des Austrittes im Zeugnis festgehalten wird.

Arbeitsbestätigung

Diese beschränkt sich auf die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses. In einer Arbeitsbestätigung darf kein Hinweis über den Grund der Auflösung des Arbeitsverhältnisses vorhanden sein. Dafür besteht für den Arbeitgeber auch keine Haftung wegen des Verschweigens von Straftaten etc. Nur wenn die Mitarbeitenden dies wünschen, ist ihnen statt des Vollzeugnisses eine Arbeitsbestätigung auszustellen. Auf Verlangen der Mitarbeitenden kann auch beides, Arbeitsbestätigung und Vollzeugnis, ausgestellt werden.

Zwischenzeugnis

Grundsätzlich darf jederzeit ein Zwischenzeugnis verlangt werden, das inhaltlich dem qualifizierten Arbeitszeugnis entspricht. In der Regel ist bei einem Vorgesetztenwechsel – im Hinblick auf die Gewährleistung einer lückenlosen Beurteilung – von der bisherigen Führungsperson allen direkt unterstellten Mitarbeitenden automatisch ein Zwischenzeugnis auszustellen.

Lehrzeugnis

Nach Beendigung der Lehre ist ein Lehrzeugnis auszustellen, welches über den erlernten Beruf, die Dauer der Ausbildung und auf Verlangen auch über die Fähigkeiten, die Leistungen und das Verhalten Auskunft gibt.

Die Grundprinzipien zum Inhalt des Arbeitszeugnisses

Das Arbeitszeugnis muss wahr, wohlwollend formuliert und charakteristisch für das zu bewertende Arbeitsverhältnis sein.

Wahrheitspflicht

Das Arbeitszeugnis muss vollständig sein und darf keine falschen Angaben enthalten. Negative Sachverhalte und Beurteilungspunkte, sofern sie leistungs- und/oder verhaltensrelevant waren und das Arbeitsverhältnis beeinträchtigten, müssen erwähnt werden. Insbesondere gilt dies, wenn strafrechtliche Vorkommnisse vorgefallen sind (z.B. Veruntreuung). Nicht arbeitsplatzrelevante Krankheiten oder private Beeinträchtigungen gehören nicht ins Arbeitszeugnis. Erhalten Mitarbeitende ein falsches oder ein unvollständiges Arbeitszeugnis und erwächst ihnen daraus Schaden, so wird der Arbeitgeber grundsätzlich schadenersatzpflichtig.

Wohlwollend formuliert und charakteristisch

Im Sinne der nachhaltigen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers muss das Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert werden, damit das wirtschaftliche Fortkommen nicht unnötig erschwert wird. Geringfügige Verfehlungen, die nicht charakteristisch für das Arbeitsverhältnis sind, gehören nicht in ein Arbeitszeugnis. Die Fakten sind mit klaren Aussagen (keine Andeutungen) zu formulieren. Negatives soll nicht einfach weggelassen werden, das Positive darf dafür mehr in den Vordergrund gerückt werden. Reine Gefälligkeitszeugnisse sind wegen der Wahrheitspflicht unzulässig.
Die/der Arbeitnehmende/r hat keinen Anspruch auf:

• ein nur günstig lautendes Zeugnis;
• bestimmte gewohnte Formulierungen subjektiver Wertschätzung (wie «volle» oder gar «vollste» Zufriedenheit, gute Wünsche, Bedauern über Weggang etc.);
• Weglassen wichtiger und begründeter Negativqualifikationen oder
• Erwähnung nicht charakteristischer Einzelleistungen (z.B. einmalige Stellvertretung während kurzer Zeit o.ä.).

Klare Formulierung (keine Geheimcodes)

Ein Zeugnis darf nicht codiert sein. Unklare, mehrdeutige Formulierungen sind nicht gestattet (z.B. er bemühte sich stets; er tat sein Möglichstes; er hat so gut wie möglich gearbeitet o.ä.).

Aufbau und Inhalt des Arbeitszeugnisses

Form des Arbeitszeugnisses

• Das Zeugnis muss klar als Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis gekennzeichnet sein.
• Der Arbeitgeber muss eindeutig identifizierbar sein.
• Die Personalien der Mitarbeitenden sind vollständig zu bezeichnen (Vorname, Familienname, akademische Titel, Geburtsdatum, Heimatort).
• Das Zeugnis muss datiert sein. Wenn es zum Schutze des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin erforderlich ist, soll es, auch wenn es später ausgestellt wird, das Datum des formellen Austritts tragen.
• Das Zeugnis hat grammatikalisch und optisch einwandfrei zu sein und stellt auch eine Visitenkarte des Betriebs dar.

Bausteine eines Arbeitszeugnisses

1. Personalien, Stellung im Betrieb: Dieser Baustein umfasst sämtliche notwendigen Daten zur Person des Mitarbeitenden: Vor- und Familiennamen, Titel, Geburtsdatum, Bürgerort, Anstellungsdauer, Arbeitsort und die zuletzt bekleidete Funktion. An dieser Stelle kann auf allfällige Zwischenzeugnisse verwiesen werden.
2. Funktion: Beschreibung der Aufgaben / Pflichtenheft sowie allfällige Beförderungen während der Anstellungsdauer.
3. Fachwissen: Darstellung des mitgebrachten und während der Anstellungsdauer durch Weiterbildung erworbenen Fachwissens.
4. Qualifikationen (Leistung und Verhalten): Dieser Baustein ist wohl der wichtigste im Arbeitszeugnis und hat deshalb sehr ausführlich, klar und unmissverständlich abgefasst zu sein. In diesem Baustein werden Leistung und Verhalten der Mitarbeitenden ausführlich gewürdigt (Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Identifikation mit der Firma, Vertrauenswürdigkeit, Führungsqualität, Kreativität, Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden, Qualität der Arbeit usw.).
5. Austrittsgrund: Die Mitarbeitenden haben einen Anspruch darauf, dass der Austrittsgrund im Zeugnis erwähnt wird. Dies wird wohl immer dann verlangt, wenn die Mitarbeitenden selbst gekündigt haben.
6. Schlusssatz: Hier wird den Mitarbeitenden für die gute Zusammenarbeit gedankt und ihnen viel Erfolg für die berufliche Zukunft gewünscht.

Vorgehensweise

1. Fakten sammeln (persönliche Daten, Informationen zur beruflichen Karriere, Angaben der Vorgesetzten, Mitarbeiterbeurteilungen).
2. Informationen ordnen, analysieren, vergleichen, bewerten/beurteilen.
3. Textentwurf, -gliederung gemäss dem voran genannten Kapitel «Bausteine eines Arbeitszeugnisses».
4. Besprechung mit Vorgesetzten und Empfänger/in, Vornahme allfälliger - berechtigter - Korrekturen.
5. Übergabe am letzten Arbeitstag, ev. Zustellung per Post.

Arbeitszeugnisse beurteilen 

Beurteilung

Bewertungskriterien

Die Interpretation eines Arbeitszeugnisses sollte sich auf folgende Bewertungskriterien beziehen:

• Tätigkeitsdauer
• Inhalt der Tätigkeit
• Leistung und Verhaltensweisen
• Grund des Ausscheidens.

Interpretation

Bei der Interpretation von Zeugnissen ist Vorsicht geboten. Professionelle und vollständige Arbeitszeugnisse können in der Regel erwartet werden, wenn diese von Personalfachleuten verfasst werden. Dies ist in grösseren Unternehmungen oft der Fall. In kleineren Firmen oder in dezentral organisierten Grossunternehmungen werden Zeugnisse oftmals von Linienverantwortlichen oder dem/der Geschäftsführer/in verfasst. Ein Malermeister, welcher mit den Leistungen seines Mitarbeitenden «zufrieden» war, meint oft das Gleiche wie ein Grossunternehmen, bei welchem man mit den Leistungen «sehr zufrieden» war.
Ein einzelnes Zeugnis sollte deshalb nicht überbewertet werden, sondern im ganzen Zusammenhang betrachtet werden. Handelt es sich bei einem schlechten Zeugnis um einzelne Schwierigkeiten oder um Versagen?

Checkliste für die Beurteilung

Vollständigkeit:

• Liegen für alle Arbeitsstellen Arbeitszeugnisse vor?
• Ist das Fehlen von Zeugnissen plausibel? (z.B. nur sehr kurze Anstellung, bestimmte Branchen, Saisonstellen, einzelne Verluste, welche nicht mehr beigebracht werden können etc.)
• Handelt es sich bei allen längeren Arbeitsstellen um Vollzeugnisse?
• Sind die Gründe für das Vorliegen von Arbeitsbestätigungen anstatt Vollzeugnissen nachvollziehbar?

Korrektheit der Angaben:

• Entsprechen die angegebenen Anstellungszeiten den Angaben im Lebenslauf oder ergeben sich daraus Widersprüche und/oder Lücken in der beruflichen Laufbahn?
• Entsprechen die Zeugnisangaben betreffend Position und Tätigkeitsgebiet den Angaben im Lebenslauf, im Begleitschreiben und den mündlichen Angaben?

Echtheit: Gibt es Hinweise auf fragliche Echtheit eines Zeugnisses wie

• Widersprüche zwischen Anstellungsdauer, Position und Bewertung;
• Brüche in den Formulierungsstilen, unprofessionelle Formulierungen, sich in verschiedenen Zeugnissen wiederholende Formulierungen;
• Schriftwechsel innerhalb eines Dokumentes, falsche Formatierungen, ungenaue Anordnungen etc.?

Plausibilität:

• Wird der Berufsweg aus dem Zusammenhang der vorgelegten Zeugnisse nachvollziehbar?
• Gibt es abrupte «Brüche» wie mehrfaches Ausscheiden in der Probezeit, eine Kündigung kurz nach einer Beförderung, nicht nachvollziehbare Wechsel der Tätigkeiten oder Anstellungen etc.? Hinweise auf zu ausgeprägte Dauer einer Anstellung?

Bewertung von Leistung und Verhalten aus einem einzelnen Arbeitszeugnis:

• Ist die Tätigkeit ihrer Bedeutung entsprechend beschrieben (nicht zu kurz oder zu lang)?
• Ist der Umfang des Zeugnisses oder der Umfang der Tätigkeitsbeschreibung und der Umfang der Beurteilung von Leistung und Verhalten der Anstellungsdauer und der Position angemessen (nicht zu kurz oder zu lang)?
• Erstreckt sich die Beurteilung von Leistung und Verhalten auf alle wichtigen Aufgabengebiete oder bleiben wichtige Merkmale unbeurteilt?
• Welche Hinweise auf die Arbeitsleistungen, das Arbeitsverhalten, die Zusammenarbeit etc. ergeben sich aus dem Zeugnis? Welche wichtigen Eigenschaften sind als mögliche Stärken erkennbar? In welchen Arbeitsbereichen sind allfällige Bedenken angebracht?
• Ist der Austrittsgrund aufgeführt? Ist der Grund für die Kündigung resp. eine allfällige Entlassung plausibel?
• Wird das Ausscheiden bedauert? Welche Dankesworte und Wünsche werden geäussert? Steht dies in einem glaubwürdigen Verhältnis zur Tätigkeit, Position und Beurteilung?

Beurteilung von Leistung und Verhalten insgesamt:

• Sind die Beurteilungen und Verhaltenshinweise einheitlich oder widersprüchlich?
• Gibt es Hinweise auf systematische Problemfelder?
• Wie lassen sich auffällige Häufungen oder Widersprüche erklären und/oder wo gibt es weiteren Abklärungsbedarf?
• Lassen sich aus den verschiedenen Zeugnissen Hinweise auf mögliche Stärken und Schwächen verdichten?

Empfehlungen des Personalamtes vom 1. Juli 2014